Wenn auch Sie auf der Suche nach Möglichkeiten sind wie Sie effektiver arbeiten können, dann sollten Sie sich diesen Beitrag bis zu Ende durchlesen. Denn es gibt eine Reihe Möglichkeiten wie man effektiver arbeiten kann. Wichtig dabei ist natürlich immer, dass man verschiedene Tools oder Hilfsmittel auch konsequent einsetzt. Welche einfachen Möglichkeiten es nun gibt um effektiver arbeiten zu können erfahren Sie im folgenden Artikel.

Effektiver arbeiten durch Organisation

Ein grundsätzliches Übel eines jeden Unternehmers ist wahrscheinlich sein Posteingang. Sie werden mir sicherlich zustimmen, da man in der heutigen E-Mail Flut fast erstickt. Im Idealfall kommen jede Menge Anfragen von Kunden oder Interessenten, welche natürlich beantwortet werden müssen. Aber auch weniger interessante oder vielleicht wichtige E-Mails füllen täglich den Posteingang. Um hier effektiver arbeiten zu können kann man sich mit sogenannten Regeln helfen. Was damit gemeint ist erkläre ich Ihnen gleich.

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In Deutschland wurde am 3. August 1984 um 10:14 Uhr MEZ die erste Internet-E-Mail empfangen. (Quelle: Wikipedia). Heutzutage ist das Senden und Empfangen von E-Mails keine große Sache mehr. Damals war das e Mail schreiben ein völlig neues Kommunikationsmedium. Heute ersticken wir fast in der täglichen E-Mail Flut. Deshalb möchte ich Ihnen in diesem Artikel einige Wege aufzeigen, wie auch Sie in Zukunft Ihre E-Mails besser in den Griff bekommen können. Außerdem werden Sie erfahren, wie Sie in Zukunft schneller und effektiver kommunizieren können.

e Mail schreiben und die Dringlichkeit

Vielleicht haben auch Sie schon die Erfahrung gemacht, dass die E-Mail Kommunikation und im Speziellen die Antwort Zeiten auf E-Mails immer schneller werden. Früher gab man sich noch mit einer Antwort Zeit von 2-4 Tagen zufrieden. In der heutigen Zeit gehört es aber quasi zu guten Ton, dass man eine Antwort innerhalb von etwa 24 Stunden schreibt. E Mail schreiben ist also in den letzten Jahren ein sehr schnelles Medium geworden.

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….er kann sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Die meisten Aufgaben in Ihrem Unternehmen lassen sich in einfache und schwierige Tätigkeiten unterteilen. Diese Unterteilung birgt zum Einen gewaltige Einsparpotenziale und zum Anderen Umsatzsteigerungspotentiale. Wie meine ich das?

Assistenten einsetzen
Übergeben bzw. delegieren Sie die einfachen und unkomplizierten Arbeiten an eine/n Assistenten/in.

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Vom Volltischler zum Leertischler

Möchten Sie Ihren Schreibtisch gerne leer haben? Wollen Sie einen für immer aufgeräumten Arbeitstisch haben? Das geht mithilfe von Wiedervorlagen und Listen.

Viele unerledigte Vorgänge blockieren Ihren Schreibtisch und führen zu unnötiger Belastung und Stress?

Sorgen Ihre E-Mails für hohe Beanspruchung und große Belastung?

Haben Sie neben dem normalen Tages-Stress auch noch reichlich Papier-Stress und damit zusätzlichen Zeitdruck?

Fällt es Ihnen schwer, sich auf das Wesentliche, Ihre Ziele, Produkte und Projektarbeit, zu konzentrieren?

Tipp
Dann verteilen Sie Ihren Papierstapel doch einfach in ein Hängeregister mit 1 bis 31 Fächern. Führen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben und Vorhaben, am besten in Outlook und verweisen Sie dabei jeweils auf das Mappenfach, in dem sich die dazugehörigen Informationen, Vorgangsunterlagen oder Notizen befinden.

Beispiel: Dr. Schmidt, Saldenliste besprechen A10 (A wie Ablage, Fach 10).

Die Webkonferenz eignet sich besonders für die effiziente Besprechung von Dokumenten. Wenn Sie Dokumente im persönlichen Treffen diskutieren, dann sehen Sie gleich worüber gesprochen wird. Die visuelle Komponente erleichtert einfach das Verständnis.

Aber leider lassen sich nicht immer die erwünschten Meetings zwischen Berater, Projektleiter, Kunden, Mitarbeiter oder Partner realisieren. Stattdessen telefoniert man und behilft sich mehr oder weniger umständlich mit Beschreibungen.

Hier bietet sich die Webkonferenz als äußerst effiziente Alternative an, welche die visuelle Komponente zum Ferngespräch bestens ergänzt.

“Gemeinsam sehen, diskutieren und entscheiden”
Das Prinzip der Webkonferenz ist, Sprache und Bild in einem System zu vereinen und einen umfassenden Austausch der Teilnehmer zu ermöglichen. Sie sprechen mit dem Teilnehmer über das ganz normale Telefon. Das ist Ihnen vertraut und zusätzlich treffen sie sich auf einer übersichtlich gestalteten Webseite und können dort gemeinsam alles betrachten, austauschen und kommentieren.

Schauen Sie sich kostenlos so eine Webkonferenz einmal live an. Sie werden staunen.

Jedem von uns passieren Fehler. Wo gehobelt wird, fallen Späne = wo gearbeitet wird, passieren auch Fehler.

Das ist so. Doch entscheidend ist, wie Sie mit diesen Fehlern umgehen. Sehr oft werden dann solche Fehler “schön geredet”. Das Ergebnis: Ihr Kunde ist enttäuscht und verärgert.

Geben Sie Fehler doch zu! Damit zeigen Sie in Wahrheit Stärke und Menschlichkeit. Nützen Sie die Beschwerde, um Ihre Kunden noch mehr an Sie zu binden, indem Sie rasch und professionell reagieren.

Entschuldigen Sie sich bei Ihrem Kunden – einfach um dem Kunden zu zeigen, dass er Ihnen als Person und Kunde sehr wichtig ist und Sie Fehler in Ihrem Unternehmen nicht dulden. Auch wenn Sie gar nicht wirklich schuld an diesem Fehler sind, aber Ihr Kunde es so sieht bzw. empfindet, sollten Sie ihm einen Entschuldigungs-Brief senden – denn “Ihr Kunde ist König”. Damit stärken Sie die Beziehung des Kunden zu Ihnen: Der Kunde wird Ihnen treu bleiben, und Sie auch in Zukunft weiterempfehlen.

Dieser Brief wirkt wahre Wunder. Sie werden nebst dem “Danke für das Präsent”, und “das wäre ja gar nicht nötig gewesen”, “so schlimm war das doch gar nicht” nicht selten wieder neue Empehlungen bekommen.
Lesen Sie dazu mehr unter Entschuldigungsschreiben

Mit diesem Brief habe ich sogar sehr viele neue Kunden durch Weiterempfehlung gewonnen. Viele der Kunden, welchen ich einen Entschuldigungsbrief geschrieben habe, haben mir sehr oft kurz darauf einen neuen Kunden “geschickt”.