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Signatur erstellen – eine Anleitung! | TOP effektiv
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Mrz
Outlook Signatur erstellen – eine Anleitung!
Geschrieben von Norbert Kloiber  

Outlook Signatur erstellen und die Signatur wird automatisch hinzugefügt

Als Nutzer des E-Mail-Programms Outlook von Microsoft kann man eine Signatur für seine E-Mails erstellen. Die Outlook Signatur ist ein kleiner Textblock, der bei jeder Mail, die Sie versenden, unter Ihrem eigentlichen Text eingefügt wird. Dabei ist es unerheblich, ob Sie die Mail selbst verfassen oder ob Sie eine eingegangene Mail Outlook Signatur erstellenbeantworten oder weiterleiten, die Signatur wird immer eingefügt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Outlook Signatur erstellen können und weshalb diese sehr nützlich ist.

Weshalb eine Outlook Signatur erstellen?

Die Verwendungsmöglichkeiten für die Signatur einer E-Mail sind sehr vielfältig. Für private Anwender ist es beispielsweise sinnvoll, wenn Sie eine Outlook Signatur erstellen, um eine persönliche Grußformel ihren E-Mails hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie sich Arbeit ersparen, da Sie den Text am Ende der Mail nicht jedes Mal aufs Neue eintippen müssen.

Auch wenn Sie für die geschäftliche Kommunikation eine Outlook Signatur erstellen, kann dies viel Arbeit sparen. Beispielsweise ist es bei geschäftlichen Mails sinnvoll und auch juristisch gesehen vorgeschrieben, stets ein Impressum anzugeben. In diesem Impressum müssen beispielsweise die Telefonnummer und /oder eine Email-Adresse sowie die Geschäftsadresse angegeben werden.

Wenn Sie eine Outlook Signatur erstellen, werden diese Angaben automatisch eingefügt, ohne dass zusätzliche Arbeit entsteht. Viele geschäftliche Mails erfordern auch einen rechtlichen Hinweis – beispielsweise zum Datenschutz. Wenn Sie eine Outlook Signatur erstellen, können Sie auch diese Hinweise problemlos einfügen. Daher ist die automatisch Outlook Signatur eine wertvolle Hilfe bei der Versendung von E-Mails.

So können Sie die Outlook Signatur erstellen

Die Erstellung der E-Mail-Signatur mit Outlook ist eine recht einfache Aufgabe, die Sie mit wenigen Handgriffen erledigen können. Wenn Sie eine Outlook Signatur erstellen wollen, müssen Sie zunächst das Programm öffnen und daraufhin das Menü “Extras” auswählen. Hier müssen Sie dann den Menüpunkt “Optionen” auswählen.

Daraufhin wird ein neues Fenster geöffnet. Wenn Sie die Outlook Signatur erstellen wollen, müssen Sie dann die Kartei mit der Aufschrift “E-Mail-Format” auswählen. Nun haben Sie die Möglichkeit, mit einem Klick auf die Schaltfläche “Signaturen” den automatischen Text zu Ihren E-Mails hinzuzufügen. Sie müssen daraufhin die Schaltfläche “Neu” auswählen und können dann die Signatur erstellen.

Wenn Sie die Outlook Signatur erstellen, müssen Sie ihr auch einen Namen geben. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie verschiedene Signaturen verwenden. Wenn Sie hier einen aussagekräftigen Namen wählen, sehen Sie bereits auf den ersten Blick, welche Signatur für welchen Zweck geeignet ist. Beispielsweise können Sie unterschiedliche Texte für geschäftliche und private Kontakte erstellen.

Wenn Sie die Outlook Signatur erstellen wollen, fehlt jetzt nun nur noch die Eingabe Ihres Signaturtextes. Überlegen Sie sich genau, welche Informationen Sie angeben wollen, weil die Signatur nun für alle Ihre Mails verwendet wird. Wenn Sie nun auf OK klicken, wird die Signatur erstellt und Sie können Sie sofort verwenden.

Wenn Sie die Outlook Signatur erstellen, können Sie diese auch zu ihrer Standard-Signatur machen. Dazu müssen Sie lediglich im gleichen Fenster rechts oben aus dem Menü den Namen der neu erstellten Signatur auswählen. Dabei können Sie festlegen, ob die neue Signatur lediglich für neu erstellte Nachrichten verwendet werden soll oder auch dann, wenn Sie eine Mail beantworten oder weiterleiten.