Damit wir uns richtig verstehen:
E-Mails sind unentbehrlich. Sie gehören zu den effizientesten und mächtigsten Kommunikationsmitteln, die man sich vorstellen kann. Kein anderes hat unsere moderne Welt derart mitgeformt. Ein funktionierendes Wirtschaftsleben wäre ohne E-Mails längst völlig undenkbar.
Aber wo viel Licht ist, ist viel Schatten.
1984 brauchte die erste via Internet versandte E-Mail, die auf deutschem Boden empfangen wurde, noch geschlagene 22 Stunden für ihre Reise von Cambridge (Massachusetts) bis nach Karlsruhe (ein Jahr später kam Österreich in den Genuss dieser technischen Segnung). Fast drei Jahrzehnte später murren wir schon, wenn ein »Elektrobrief« für dieselbe Strecke 22 Sekunden benötigt. So sehr haben wir uns ans Kommunikationstempo Lichtgeschwindigkeit gewöhnt.
Fast ebenso schnell ist so eine E-Mail »rausgehauen«; nicht umsonst heißt sie im Jiddischen »Blitzpost«. Weil E-Mails so verführerisch leicht erstellt werden können, kann man flott eine Anfrage stellen, den Senden-Button drücken – und hat eine Sorge weniger.
- Oder doch nicht?
- Noch was vergessen?
Macht nichts. Dann schicken wir eben flugs eine zweite E-Mail hinterher. Oder eine Dritte oder Vierte …
- Habe ich Sie erwischt?
- Machen Sie es gelegentlich ebenso?
- Und?
Sind Sie sich bewusst, dass Sie damit zu einem weltweiten E-Mail-Tsunami beitragen, an dem fast jeder von uns zu ersticken droht?
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Wahrscheinlich nicht. Sonst wüssten Sie wahrscheinlich um zwei Fakten, die uns zu denken geben:
- Jeder Web-User erhält durchschnittlich 35 bis 50 E-Mails am Tag (Spam nicht mitgezählt).
- Im Schnitt verkündet alle 7 Minuten ein »Pling!« aus dem PC-Lautsprecher, dass dieser virtuelle Himalaja aus Elektrobriefen schon wieder um ein neues Exemplar angewachsen ist.
Erkennen Sie sich und Ihre Tagespraxis wieder?
Ob es bei Ihnen nun zehn E-Mails mehr oder weniger sind, spielt keine Rolle. Wichtig ist nur eines …
E-Mails sind für Ihre Produktivität das, was Piranhas für den ahnungslosen Schwimmer sind: eine massive Bedrohung.
Die geschuppten Fressmaschinen aus dem Amazonas futtern Sie in Minutenschnelle mit Haut und Haaren auf – und E-Mails machen dasselbe mit Ihrer Produktivität. Ebenso gnadenlos. Ebenso schnell.
Schließlich stehen die eingangs angeführten Fakten leider nicht allein. Die eigentliche Katastrophe für Ihre Produktivität folgt erst noch.
Denn die rund 50 E-Mails, die sich lautstark und oftmals auch noch durch ein optisches Signal ankündigen, lösen fatale Reaktionen aus – Kardinalfehler, die Ihre Produktivität zu Raubfischfutter häckseln:
- Nach dem »Sie haben Post!«-Signalton unterbricht jeder Mensch seine eigentliche Tätigkeit. Garantiert!
Schuld ist unsere menschliche Neugier: Dieses angeborene Verlangen, ständig zu wissen, was um uns herum los ist, beherrscht den Homo sapiens seit tausenden Jahren.
Stellen Sie sich die Situation damals vor:
Sie sind ein Ur-Mensch, schwach, klein, verletzlich – und müssen in einer Welt überleben, die praktisch ein einziges Raubtiergehege ist. Hier nicht laufend über Neues informiert zu sein, etwa nicht zu wissen, ob von diesem unvermuteten Knacken da vorn nun eine Gefahr ausgeht oder vielleicht sogar ein Überlebensvorteil – tödlich!
Folge: Unsere Vorfahren richteten ihre Aufmerksamkeit in Sekundenbruchteilen auf diese unbekannte Störquelle. Dieser Trieb steckt uns in den Genen.
Es ist jener tief verwurzelte Ur-Instinkt, der uns förmlich zwingt, nach jedem »Ping!« wie unter Hypnose-Zwang unsere eigentliche Aufgabe zu vergessen und »mal ganz schnell« nachzusehen, wer uns da mit einer E-Mail bedacht hat. Es könnte ja ein Kunde sein (Überlebensvorteil). Oder doch das Finanzamt (Todesgefahr)?
- Jetzt lauert der nächste Kardinalfehler: Die E-Mail wird in aller Regel nur aufgemacht, überflogen, d.h. wir denken uns da rein – um sie dann ohnehin unbeantwortet wieder zu schließen.
Abarbeiten können Sie sie nicht, denn außerhalb von »Outlook«, »Thunderbird«, »Mail« und wie sie alle heißen wartet ja noch Ihre »richtige« Aufgabe.
Also los! Wieder frisch ans Werk!
Nanu? Geht nicht so einfach?
Ach, Sie haben leider Ihr schwerwiegendstes Problem nicht bedacht …
Nach jeder Störung, die Sie aus einer tiefen Konzentrationsphase herausgerissen hat, dauert es mindestens 8 Minuten, bis Sie wieder genauso konzentriert weiterarbeiten können wie vorher. Wenn Sie Pech haben, brauchen Sie sogar fast eine Viertelstunde, bis Sie in Sachen Konzentration wieder ganz die oder der Alte sind.
Was aber kommt Ihnen nach ungefähr 7 Minuten dazwischen? Sie ahnen es: das nächste »Ping!« Was jetzt folgt, können Sie unter Punkt 3 nachlesen.
Es ist niederschmetternd: Sie kommen zu nichts mehr.
Es kann sein, dass Sie vielleicht mal 20 Minuten am Stück vom »Ping!« verschont bleiben und dadurch 7 kostbare Minuten lang wirklich effektiv arbeiten können. Dafür reißt Sie dieses Geräusch später vielleicht sogar zweimal innerhalb von 5 Minuten aus Ihren Bemühungen, sich wieder zu sammeln.
Was können Sie in 7 Minuten ungestörter Arbeit am Tag wirklich schaffen?
Die Frage ist rhetorisch, die Bilanz verheerend: Ihre Produktivität lahmt wie ein Dreifingerfaultier.
Halten wir fest:
Einerseits sind E-Mails ein unverzichtbares und effizientes Kommunikationsmittel; andererseits entpuppen sie sich als größter Störfaktor für jeden, der am Schreibtisch Produktives leisten will. Das widerspricht sich. Lässt sich diese Diskrepanz lösen? Können Sie dem Produktivitäts-Fresser E-Mail die Zähne ziehen?
Das können Sie in der Tat. Denn das richtige Bearbeiten von E-Mails ist einer der wirkungsvollsten Hebel für Ihre Produktivität.
Wie wäre es mit einer Produktivitätsrate von 300 Prozent?
Kein Problem – wenn Sie diese Tipps beherzigen …
So ziehen Sie dem Produktivitäts-Fresser E-Mail die Zähne!
- Drosseln Sie Ihren eigenen E-Mail-Versand
Lassen Sie zunächst bei Ihren eigenen E-Mails Disziplin walten. Fragen Sie sich bei jedem Elektro-Brief, den Sie ins Internet hinausschicken wollen:
- Ist diese E-Post unerlässlich?
- Haben Sie beim Abfassen den Leitsatz »Fasse dich kurz!« berücksichtigt?
- Haben Sie alles aufgeführt, was notwendig ist – sowohl im Text, als auch im Anhang –, sodass Sie keine lästige Verlegenheits-E-Mail hinterherschicken müssen?
Beherzigen Sie diese Empfehlungen.
Sie leisten damit einen Beitrag gegen die ohnehin steigende E-Mail-Flut. Und Sie entwickeln eine gesunde Abneigung gegen die Praxis, dass man von Ihnen erwartet, dass Sie für jede gerade eintrudelnde E-Mail alles andere stehen und liegen lassen.
- Legen Sie die Abarbeitung Ihrer E-Mails auf Termin – und zwar strikt
Wenn es um Stil, Fehlerfreiheit und andere Qualitäten geht, weist der Benimm-Ratgeber »Knigge« einer E-Mail denselben hohen Stellenwert zu, den schon ein Papierbrief hat. So ein elektronisches Schreiben erfordert demnach ein bedeutendes Maß an Sorgfalt. Beim Abfassen – aber auch bei seiner Beantwortung.
Gewöhnen Sie sich daher ab, eine E-Mail sofort zwischen Tür und Angel zu »beantworten«, sobald Sie ihr Eintreffen bemerkt haben. Das ist die allerwichtigste Empfehlung überhaupt!
Wie halten Sie es mit der Papierpost?
Die wird Ihnen einmal am Tag vom Postboten in den Briefkasten gesteckt. Nicht öfter begeben Sie selbst sich zu Ihrem Briefkasten, nehmen Sie die Post heraus und tragen Sie sie in Ihr Büro, um sie – in einer eigens dafür reservierten »stillen Stunde« – zu sichten, zu lesen und bei Bedarf zu beantworten.
Halten Sie es bitte mit Ihren E-Mails ganz genauso.
Denken Sie an den Knigge und widmen Sie Ihrer Elektropost die volle Aufmerksamkeit. Bestimmen Sie eine fixe Uhrzeit, zu der Sie werktäglich Ihr E-Mail-Fach öffnen, die an Sie gerichteten E-Mails anschließend sofort (!) sichten, lesen und abarbeiten. Notieren Sie also klipp und klar in Ihrem Terminkalender:
»Werktäglich, 11 Uhr: E-Mails öffnen und beantworten.«
Das ist nur ein Beispiel; die von Ihnen gewählte Uhrzeit sollte sich natürlich nach Ihnen und Ihrem Tagesablauf richten. Planen Sie aber auf jeden Fall einen festen Zeitraum ein, der für Sie ebenso wichtig und heilig ist wie der, den Sie Ihren Kernkompetenzen widmen. In dieser Spanne beschäftigen Sie sich voll und ganz Ihren E-Mails.
Aber wirklich nur dann!
Anders gesagt:
Außerhalb Ihrer ganz persönlichen »E-Mail-Stunde« sind Blicke ins E-Mail-Fach tabu. Erst recht das Lesen und Beantworten von elektronischer Post. Wenn Sie überdies im Rahmen Ihrer Kerntätigkeit selbst eine E-Mail verschicken müssen, so widerstehen Sie der Versuchung, nachzusehen, ob vielleicht schon neue E-Mails für Sie eingetroffen sind.
Handeln Sie stets nach dem Einmal-Prinzip.
Also, E-Mail öffnen, durchlesen und sofort abarbeiten. Schieben Sie nichts auf die lange Bank.
Ja, diese Selbstkontrolle fällt schwer. »Der kleine Ur-Mensch« in Ihnen wird Zeter und Mordio schreien. Verlassen Sie sich darauf. Sie können daher für den Anfang zwei oder sogar drei »E-Mail-Bearbeitungsphasen« in Ihrem persönlichen Terminplaner eintragen, um die »Entzugserscheinungen« zu mildern.
Auf längere Sicht jedoch sollten Sie sich vornehmen, Ihre E-Mails konsequent nur noch ein einziges Mal am Tag abzurufen und umgehend zu bearbeiten.
Noch etwas dürfen Sie nicht außer Acht lassen:
Es kostet Kraft, sich E-Mails überlegt zu widmen und angemessene Antworten zu formulieren. Das können Sie als zusätzliches Pro-Argument dafür werten, Ihre E-Mail-Arbeit auf einen einzigen, überschaubaren Zeitraum am Tag zu beschränken. Denn nur durch diese Konzentration können Sie Ihre Kräfte für jene Arbeit sammeln, die wirklich Ihren Verdienst sichert.
- Schalten Sie die Benachrichtigungsfunktion Ihres E-Mail-Programms ab
Sie wissen jetzt, dass äußere Reize Sie ablenken und Sie unnötig auf die Folter spannen. Schalten Sie deshalb alle akustischen und optischen Signale ab, durch die E-Mail-Programme anzeigen, dass gerade eine neue E-Mail auf die Gelegenheit lauert, Sie von der Arbeit abzubringen. Sie haben Ihre feste »Sprechstunde« mit den E-Mails. Mehr müssen Sie nicht wissen. Einen Arzt kümmert es auch nicht, wann seine Patienten sein Wartezimmer aufsuchen – er ist für sie da, wenn es ihm passt und sobald er sie aufruft. Halten Sie es ebenso.
- Wenn Sie Ihre E-Mail-Partner schon informieren müssen, dann bitte richtig
Bis jetzt haben Sie vielleicht auf so ziemlich jede relevante E-Mail so rasch geantwortet wie ein Echo. Ab jetzt jedoch halten Sie sich »Knall auf Fall« zurück. So kennt man Sie ja gar nicht!
Was, wenn es dadurch zu Irritationen kommt?
Um die zu vermeiden, könnten Sie Ihre E-Mail-Partner ins Bild setzen. Aber egal, wie Sie das anstellen: Sie lassen den Schuss dadurch gewissermaßen nach hinten losgehen. Denn es wird garantiert einige Angesprochene geben, die erst mal verwirrt nachfragen, warum Sie sich plötzlich in Sofortantwort-Askese üben.
Der beste Rat ist daher:
Ziehen Sie Ihr Ding einfach durch! Beantworten Sie E-Mails konsequent nur einmal am Tag; eine effektivere »Erziehungsmaßnahme« Ihren E-Mail-Partnern gegenüber gibt es nicht.
Die Allermeisten werden dann von selbst begreifen, dass sich an Ihrem Verhalten etwas geändert hat. Und da Ihre Partner Ihre Standfestigkeit in natura kennengelernt haben, bleiben Sie von Nachfragen unbehelligt.
Sie sind nicht überzeugt und haben ein mulmiges Gefühl? Sie befürchten, »schroff« zu erscheinen? Sie wollen Ihre Verhaltensänderung schriftlich ankündigen?
Nun, dann stellen Sie in Ihrer Nachricht drei Fakten deutlich klar:
- dass Sie den »alltäglichen E-Mail-Wahnsinn« nicht mehr mitmachen
- dass Sie ab sofort Ihre E-Mails nur noch einmal täglich abarbeiten
- dass Ihre E-Mail-Antwort daher bis zu 24 Stunden auf sich warten lassen kann
Steht Ihr Text?
Dann verschicken Sie ihn per Rund-E-Mail an all Ihre Geschäftspartner.
Möglichkeit 2: Sie formulieren ein entsprechendes P. S. für Ihre E-Mails. Oder Sie liefern den Hinweis als E-Mail-Signatur. (Lassen Sie beides aber bitte nicht zum Dauerzustand werden.)
Vorsicht vor entsprechenden Autoresponder-Texten! Solch einen automatischen E-Mail-Beantworter kennen Sie bereits als Abwesenheits-Notiz, die automatisch vom System an den Absender einer E-Mail verschickt wird. Den könnten Sie natürlich auch nutzen, um Ihren geänderten Umgang mit E-Mails zu erläutern.
Aber hier gilt (wie in all jenen Fällen, in denen Sie schriftliche Infos verschicken): Sie provozieren dadurch einen bedeutenden Anteil von Rückläufern, erreichen also das Gegenteil von dem, was Sie bezweckt haben.
- Sorgen Sie für eine automatische Vor-Sortierung Ihrer E-Mails
24 Stunden das E-Mail-Fach mit Missachtung strafen, und das Tag für Tag – da staut sich eine Menge auf. Gut möglich, dass Sie bei jedem täglichen Tête-à-Tête mit der Elektropostflut schlagartig hinweggespült werden.
Muss das sein?
Nicht unbedingt.
Stellen Sie Ihr E-Mail-Programm so ein, dass es automatisch eine Vorauswahl trifft. Legen Sie dort separate Unterordner an, in die neue E-Mails möglichst vom Programm selbst einsortiert werden – beispielsweise
- »Aktuelle Geschäftsvorgänge«,
- »Angebote«,
- »Newsletter«,
- »Privat«
- usw.
Darüber hinaus definieren Sie Keywords, die der PC-Anwendung anhand der Betreffzeile sagen, in welchen Unterordner sie eine bestimmte E-Mail legen soll. Mit mutmaßlichen Spams funktioniert das schon ganz gut.
Diese technische Fähigkeit können Sie aber auch für das Vorsortieren nützlicher E-Mails einsetzen.
Legen Sie die Auswahlkriterien so fest, dass E-Mails mit schnellem Handlungsbedarf an vorderster Stelle stehen. Lieferanten-Infos, Newsletter, Urlaubsgrüße u. Ä. reihen sich weiter hinten ein.
Darüber hinaus können Sie verschiedene E-Mail-Adressen für sich einrichten. Benutzen Sie beispielsweise
- Adresse A nur zur Bestellung von Newslettern;
- Adresse B verwenden Sie für Ihre Social-Community-Aktivitäten (facebook, XING usw.);
- unter Adresse C melden Sie sich bei Ihren privaten Kontakten;
- Ihre Geschäftspartner schließlich bekommen ausschließlich Adresse D von Ihnen zu sehen usw.
Auf diese Weise können Sie ebenfalls eine wirkungsvolle Selektion treffen.
Wichtig ist in jedem Fall:
Verschieben Sie jede einzelne Ihrer E-Mails konsequent aus dem Eingangsordner in genau gekennzeichnete Unterordner. So erkennen Sie mit einem Blick die allerwichtigsten E-Mails – und können sie Prioritäten-gerecht abarbeiten.
- Spielen Sie Pingpong nur mit dem Schläger – nie mit Ihren E-Mails
Kennen Sie Pingpong-E-Mails?
Jemand schreibt Ihnen eine E-Mail, Sie antworten umgehend, Ihr Adressat macht dasselbe, Sie tun’s ihm gleich – und schon flitzt eine erstaunliche hohe Zahl von E-Mails hin und her. So, wie ein Tischtennisball über die Platte huscht – hin und her, hin und her, hin und her …
Pingpong-E-Mails wirken wie eine Zahn-Schärfung für den Produktivitäts-Piranha. Denn, wenn Sie sich dem hingeben, forcieren Sie den verstärkten Zustrom von E-Mails aktiv.
Diese ganz besonders tückischen E-Mails verdanken ihr Entstehen einem Missverständnis. Dem Trugschluss nämlich, dass E-Mails so etwas wie ein »Messenger«- oder gar Chat-Programm seien.
Indem Sie per E-Mail gewissermaßen chatten, »verziehen« Sie Ihre E-Mail-Partner völlig. Klarer könnten Sie die fatale Botschaft nicht senden: »Mich kann man rund um die Uhr per E-Mail auf Trab halten!«
Was also, wenn ein E-Mail-Absender »noch eben schnell was wissen will« und diese Frage in eine rasch hingetippte E-Mail steckt? Brechen Sie den Kontakt per E-Mail für diesen Tag ab. Rigoros. Selbst wenn’s schwerfällt. Denn nur so erreichen Sie bei Ihren Korrespondenz-Partnern die gewünschte »Erziehungswirkung«.
Was aber, wenn es wirklich dringend ist? Dann greifen Sie entweder direkt zum Telefon oder schlagen Sie einen Telefontermin vor.
Ich kann Ihnen nur raten: Bitte, setzen Sie diese sechs Regeln um. Denn dann kann ich Ihnen versprechen: Sie werden einen regelrechten Produktivitäts-Schub verzeichnen!
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